代議員総会及び年次大会開催に関するLCI通達について

各複合地区協議会議長 様
各地区ガバナー 様

「代議員総会及び年次大会開催に関するLCI通達」が本日付けメールにて皆さまの方へ入ったことと存じますので、それに準じて開催方法を各自でご検討いただければ幸いです。

一般社団法人日本ライオンズ
理事長 識名 安信

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ライオンズリーダー各位

Covid-19のウイルス(「コロナウイルス」)をめぐり世界中で懸念が高まり、各国政府が病気の拡大を最小限に抑えようと対策を講じている中、多くの地区および複合地区より、会則上義務付けられている大会開催における義務や課題について問い合わせが寄せられています。ライオンズクラブ国際協会はこうした懸念を当然のことと理解しており、ライオンズの大会出席者および地域全体の安全確保に向けた地区および複合地区の取り組みを支持いたします。

影響を受けておらず通常の業務を安全に行える地域の地区および複合地区につきましては、予定通りに大会を開催すること、ただし、引き続き各地区の状況を注視していくことをお勧めします。

政府の規制により、地区が選挙を行う上で限界のある国に所在するライオンズ地区(単一、準、および複合)、あるいは市民の安全を確保し病気拡大の可能性を最小限にとどめるために集会が抑制されている国の地区については、直接集まっての地区大会開催が可能でない場合、必要な選挙を実施するために、また、先送りにできない決議案があればその票決を行うために別の方法を用いることが容認されます。

選挙の実施には、以下を含め、地区の会則及び付則の規定の多くが引き続き適用されなければなりません。

a.大会開催日時および場所を詳述した公式通達を行う

i.直接集まっての大会が開催されない場合、公式通達には以下が明記されなければならない

1. 投票の実施方法
2. 代議員を出す資格を得るために未払いの会費が納められなければならない期日
3. 選挙が終了するのがいつであり、投票が有効と見なされるために届いていなければならないのはいつまでか(または郵送の場合は消印の日付)

ii.地区は、地区内のすべてのライオンズクラブが必要な情報を受け取ったことを十分に証明する証拠を提供できなければならない

b.指名委員会が任命されなければならない

iii.候補者はそれぞれ該当する役職に立候補する意志を表明する必要があり、指名委員会は、地区の会則及び付則に従って候補者の資格を検証しなければならない

c.資格証明委員会が設置されなければならない

iv.委員会は、クラブ代議員の資格を検証するとともに、代議員を出す資格のあるクラブだけに投票が認められるようにする必要がある

v.委員会は、代議員を出す資格のあるクラブが、投票できるよう正式な投票用紙を確実に受け取るようにしなければならない

d.選挙委員会

vi.委員会は、票の形式およびその他の選挙資料、票の集計に関する事項を定めるとともに、個々の投票の有効性にかかわるすべての疑問を解決する責任を負う

vii.票の集計は、選挙委員会全員(選挙監視のために各候補者により任命されたオブザーバーを含む)の立会いのもとに、行われなければならない

国際協会は、すべての地区が国際会則及び付則と、標準版地区会則及び付則の必須規定を厳格に順守するよう努め、選挙に対する抗議が申し立てられる可能性を最小限に抑えられるようにすることを強くお勧めします。

しかしながら、選挙に対する抗議が正式に申し立てられた場合には、自由かつ公正な選挙が行われるようにするために地区が誠意をもって講じたすべての処置が考慮されることにご留意ください。

ご不明な点がございましたら、法律部(ｌｅｇａｌ＠ｌｉｏｎｓｃｌｕｂｓ．ｏｒｇ)までご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

ライオンズクラブ国際協会 法律部
上級法律顧問// CIPP-E
デビッド・キングズバリー
+1.630.468.6732 //直通
+1.630.706.9081 //ファックス
…………………………………………………
www.lionsclubs.org

KindnessMatters

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以下、原文

Dear Lions Leaders,

As global concerns surrounding the Covid-19 virus (“Coronavirus”) expand and world governments take steps to minimize the spread of illness, many districts and multiple districts are inquiring about the obligations and the challenges in holding constitutionally-mandated conventions. LCI understands those concerns, and supports the efforts of districts and multiple districts to ensure the safety of our Lions convention attendees and the community at large.

For districts and multiple districts in areas that are unaffected, and who are able to safely conduct normal business, we recommend that conventions be conducted as planned, but that you continue to monitor the situation in your respective districts.

For those Lions Districts (single, sub- and multiple) that are located in countries where government restrictions are limiting the ability of the district to conduct elections, or where public gatherings are being discouraged in order to protect the safety of citizens and minimize the potential spread of illness, please be advised that alternative methods for conducting the requisite elections, and conducting voting on any resolutions that are not able to be postponed, will be permissible if district conventions cannot be held in-person.

Many of the provisions of your district’s constitution and by-laws must still be applied to conducting elections, including the following:

e. Issue an Official Call detailing the time, date and location of the convention

viii.If not being held in person, the official call must indicate 4.the manner in which voting will be conducted,

5.when outstanding dues must be paid in order to be entitled to delegates,

6.when elections will end and ballots must be received (or postmarked if by mail) in order to be considered valid

ix.District must be able to provide evidence sufficiently demonstrating that all Lions Clubs in the district received the necessary information

f.Nominating Committee must be named

x.Candidates must submit their intention to contest for a respective office, and the nominating committee shall validate candidates as provided in the district’s constitution and by-laws g.Credentials Committee must be established xi.Committee must verify club delegate credentials and ensure that only those clubs entitled to delegates are permitted to vote

xii.Committee must ensure that those clubs eligible for delegates receive formal ballots for voting purposes h.Elections Committee

xiii.Committee is responsible for establishing the ballot format and other election materials, vote tabulation and resolving all questions concerning the validity of individual ballots

xiv.Vote tabulation must be conducted in the presence of the full elections committee, including each candidate-appointed observer

We strongly recommend that all districts seek to comply strictly with the International Constitution and By-Laws and mandatory provisions of the Standard District Constitution and By-Laws in order to minimize the likelihood of an election complaint being filed.

However, please note that all actions taken in good faith by a respective district in an effort to ensure a free and fair election will be taken into consideration in the event a formal election complaint is filed.

If you have any questions, please contact the Legal Division at legal@lions.

Kindest regards,

David Kingsbury
Senior Corporate Counsel // CIPP-E
Legal Division Manager
Lions Clubs International
+1.630.468.6732 // direct +1.630.706.9081 // fax

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IMPORTANT: This electronic mail message and any attachments contain information intended for the exclusive use of the individual or entity to whom it is addressed and may contain information that is proprietary, privileged, confidential and/or exempt from disclosure under applicable law. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any viewing, copying, disclosure or distribution of this information may be subject to legal restriction or sanction. Please notify the sender, by electronic mail or telephone, of any unintended recipients and delete the original message without making any copies. This message and any attachments are not intended to be tax advice, however, if this message or any attachments contain advice with respect to a Federal tax matter subject to the Internal Revenue Service Circular 230, such advice is not intended or written to be used, and cannot be used, for the purpose of avoiding any penalties that may be imposed under the Internal Revenue Code. Thank you for your cooperation.

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各複合地区ガバナー協議会議長 様
各地区ガバナー 様

今朝ほど法律部長・上級法律顧問デイビッド・キングスバリーからの通知が発信されました。いくつか補足差し上げる点があります。
キングスバリーと口頭で確認し、お伝えするように要請された点は以下の通りです。

1.年次大会が行われない場合でも、代議員によるガバナーの選挙(または国際理事・国際第3副会長候補者承認等行う場合はその選挙も含む)は何らかの形で行われる必要がある。

2.仮に、当初公式通達した代議員大会日に選挙が行えず、延期となった場合、下の文書に書かれた方法で新たに公式通達を出すことにより、変更が可能。会則付則の規定にのっとり、国際大会の30日前までに選出を行うべきである。

3.一か所に代議員が集まっての投票が不可能である事態となった場合、郵送、Eメール、オンライン、LINE等を活用した別の投票方法を採用してよい。法律部では、柔軟な方法を認めるが、

1. 何らかの書面で、確かに有資格者が投票したことが記録に残る方法
2. メールであれば本人から来たことが特定できる投票方法 となることを明確にすること
3. 電話投票などヴォイスボートは認めない ことに注意していただきたい

以上です。
さらに本件について質問または決定された選挙方式についての確認等がありましたらお知らせください。
あわせまして、今回のコロナウィルス蔓延の影響で代議員大会の日程が変更となった地区・複合地区におかれましては、新たな実施日についてOSEAL調整事務局までお知らせくださいますよう、よろしくお願いいたします。

ライオンズクラブ国際協会
OSEAL調整事務局
マーズ佐子
電話050-3196-8846 (現在全事務局員在宅で勤務しております。)
www.lionsclubs.org